KompasTip #4: Kompasteam maakt onderscheid tussen KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) en BPI’s (Business Prestatie-Indicatoren) voor meten van succes, omdat niet alles even belangrijk is.

Praktische tips bij toepassen Methode Kompas en dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards.

KPI

KompastTip #4: Het verschil tussen KPI’s en BPI’s

We zien evenwel te vaak volle dashboards met parameters die de KPI’s van de organisatie moeten aanduiden. Echter na ontvangst van het dashboard of de link naar de online versie in de inbox van de manager verdwijnt het dashboard zonder actie in het mapje ‘archief’

We hebben gesproken met controllers die druk zijn met opstellen van rapportages met daarop lange lijsten aan de ‘KPI’s. Bij navraag over de actie daarop blijkt dan dat naar de meeste KPI’s niet gekeken wordt.
Zonde van tijd en energie.

Hoe kan dat dan zo gebeuren? Immers een KPI is een kritieke variabele die aangeeft wat de essentiële prestatie is om tot succes van de organisatie te komen. Dan zou het toch aandacht moeten hebben?

Maak onderscheid in wat belangrijk is voor de strategie en wat voor de dagelijks operatie

De belangrijkste oorzaak is naar ons idee dat managers niet kunnen beslissen in wat nu echt belangrijk is en wat minder. Dat komt veelal omdat de managers niet aangesloten zijn bij de strategische keuzen van de organisatie. Er staan dan te veel KPI’s op het dashboard. Daardoor versnippert de aandacht.

En toch kun je niet zeggen dat van wat gemeten wordt alles overbodig is indien het niet 1 op 1 aansluit op de strategie. Een aantal zaken moet je nu eenmaal meten om te weten of processen lopen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal afgehandelde calls op een call center, het aantal binnengekomen patiënten op de IC, of het percentage treinen dat op tijd vertrekt.

Het ene wat je meet is belangrijker dan het andere, hoe dat zichtbaar te maken?

Hoe overkill te voorkomen?

Als je onderscheid maakt in parameters die aangesloten zijn bij de strategie en deze de KPI’s noemt en dat je vervolgens alle ander parameters BPI’s noemt, dan wordt het al een stuk overzichtelijker. Business Prestatie-indicatoren, oftewel BPI’s, meten bepaalde activiteiten en bieden daardoor inzicht in de mate waarin een bepaald proces wordt uitgevoerd. Ze hoeven alleen niet op het allerhoogste niveau van de organisatie behandeld te worden.

Een voorbeeld.

Ziekteverzuim wordt nagenoeg in alle organisaties gemeten. Veelal wordt dat gedaan door de afdeling HR. Dit is een typische PI die nagenoeg altijd gemeten wordt. Als het ziekteverzuim dan binnen de doelen valt, dan is het niet strategisch om het ziekteverzuim op het dashboard als KPI op dashboard te plaatsen. Het heeft geen bijzondere aandacht nodig. We noemen dan het ziekteverzuim een BPI.

Mocht het zo zijn dat het ziekteverzuim gierend uit de hand loopt en het de volle aandacht verdient van het management, dan wordt deze BPI gepromoveerd tot KPI. Kijk dan wel even wat dan van het dashboard af kan. Immers niet alles kan even belangrijk zijn.

We weten dat om tot een beslissing te komen, vaak vijf tot zeven factoren voldoende is, of zelfs maximaal. Daarom moet je ook het aantal KPI’s beperken. werken met BPI’s versus KPI’s is dan de oplossing. Maak dus onderscheid in zaken die direct aan de strategie zijn gekoppeld en datgene wat je nodig hebt om je dagelijkse operatie aan te sturen.

Meer informatie

 

  • Vind u het sturen met KPI’s en dashboards een boeiend onderwerp? Vind u het werken met de navigatiecyclus een boeiend onderwerp? Deel dit artikel in je eigen netwerk.
  • Kijk voor meer tips over onderwerp bij een van de andere Kompastips. Lees bijvoorbeeld KompasTip #5   https://kompasteam.nl/kompastip-5-voorkom-de-8-valkuilen-bij-visualisatie-dashboard/
  • Deze Kompastip is onderdeel van de Methode Kompas, een gestructureerde aanpak om te komen tot grip op het resultaat. Lees verder waarom een dashboard relevant is binnen Methode Het Kompas https://kompasteam.nl/oplossingen/methode-het-kompas/
  • Eldert de Jager heeft diverse boeken gepubliceerd over Navigeren met KPI-dashboards en sturen op essentie. Wilt u weten welke boeken, ga dan naar https://fenmen.nl/boeken/
  • Is uw belangstelling gewekt hier iets mee te doen? Wilt u de eigen organisatie meer actiegericht maken en strakker leren sturen op de uitvoering met KPI’s neem dan gerust contact op om daar vrijblijvend over te sparren.

Heeft u een aanvulling op het artikel? We vernemen dat graag.

Eldert de Jager

  • Is bedrijfsadviseur, parttime CFO, auteur en navigatiecoach en vertelt graag over Navigeren op Essentie

Doe de Zelftest Stuurinformatie

Wilt u weten hoe het in uw organisatie gesteld is met de beschikbaarheid en kwaliteit van uw stuurinformatie?
Doe dan de Zelftest stuurinformatie en ontvang het rapport met uw uitkomsten afgezet tegen de benchmark.

Doe de Zelftest

Aanpak Kompasteam

Kompasteam steekt de handen uit de mouwen als een grootboek anders moet worden ingericht of een logistiek proces om te komen tot betere sturing

Aan de slag gaan met KPI's en dashboards betekent vooral de basis op orde brengen. Kompasteam kijkt daar eerst naar.

De klanten begrijpen dat verandering tijd kost. Kompasteam snapt dat haast averechts kan werken.

Klanten stellen de praktische en toegankelijke wijze van handelen op prijs.

Contact

Heeft u vragen/opmerkingen of wilt u een afspraak maken? Vul het contactformulier in en wij zullen z.s.m. contact met u op nemen.