KompasTip #13: Met welke KPI’s de voorraad te managen? We zetten een aantal veel voorkomende KPI’s op een rij. Door de juiste KPI’s te kiezen en daar op te sturen voorkom je een kerkhof aan afdankers. In dit artikel de KPI Voorraadwaarde.

KompasTip #13: KPI’s voor managen van de voorraad: voorraadwaarde

De voorraad als kerkhof van het zakenleven

De voorraad wordt wel eens het kerkhof van het zakenleven genoemd. Men is tot deze bittere uitspraak gekomen omdat de verliezen op de voorraden vaak een van de belangrijkste oorzaken van een faillissement zijn. Het is daarom van groot belang de omvang van de voorraden strak te monitoren. Te kleine voorraden zijn schadelijk omdat deze tot stagnatie in de verkoop kunnen leiden. Te grote voorraden kunnen tot hoge kosten van het voorraadhouden leiden en het risico van onverkochte voorraad neemt toe.

Vooral bij bederfelijke en modegevoelige artikelen is dit een reëel risico. Aan de andere kant kunnen voorraden strategisch hoog blijven als de onderneming afhankelijk is van een leverancier en de levertijden van de grondstoffen onzeker zijn. Het risico van non-stock weegt dan zwaarder dan een te hoge voorraad.

De waardekringloop van een organisatie

Het vertrekpunt is dat een organisatie producten en/of diensten voortbrengt en levert aan afnemers. Indien de organisatie streeft naar het realiseren van winst, dan is het noodzakelijk om daarbij waarde te creëren. Indien er geen waarde wordt gecreëerd is een organisatie op enig moment gedoemd om haar activiteiten te staken. Dit veroorzaakt een gebrek aan liquiditeit om de operatie te financieren. Je kunt niet oneindig doorgaan met verliesfinanciering. Het voortbrengen van producten betekent een voortdurende omloop van de factoren arbeid, kapitaal, goederen en overige middelen. Een dergelijke omloop is weer te geven in een diagram van het operationeel organisatieproces oftewel een waardekringloop. Met deze kringloop in gedachten kun je een organisatie, een balans, een winst- en verliesrekening en de achterliggende processen beter begrijpen. Dit vormt ook de basis voor de begrippen activiteitratio’s (activiteit-KPI’s) en kengetallen.

De waardekringloop van een organisatie start met de beschikbare middelen. Die zijn afkomstig van het aangetrokken eigen vermogen of vreemd vermogen. Op enig moment kan er behoefte zijn aan extra middelen om de activiteiten uit te breiden. Het eigen vermogen wordt gevormd door het aantrekken van extra aandelenkapitaal dat afkomstig is van bijvoorbeeld de bestaande eigenaren. Vreemd vermogen kan komen van een verstrekte lening van een betrokken onderneming. Het kapitaal kan ook in de vorm zijn van een externe financiering zoals verstrekt door banken. Dit noemen we kapitaal verstrekt voor een langere periode.

Waardekringloop

Met de machines, grondstoffen en halffabricaten worden eindproducten gemaakt. Dat is mogelijk door de ter beschikking staande machines die in een fabriekshal staan en het toevoegen van arbeid. De inzet van arbeid kost natuurlijk loon.

Indien de verkoop van de gemaakte producten niet meteen plaatsvindt, maar voor kortere of langere tijd opgeslagen worden als voorraad, vergt dit natuurlijk ook kapitaal. Als er niet meteen verkocht en geleverd wordt, dan brengt dit geen geld op, maar legt het beslag op de liquide middelen. Ook is er ruimte nodig om de spullen op te slaan. Het is daarom niet voor niets dat ondernemingen de productie en logistieke processen zo efficiënt mogelijk willen inrichten om het beslag op ruimte en middelen zo beperkt mogelijk te houden. Daar heb je de juiste set aan Kritiek Prestatie-Indicatoren  voor nodig.

KPI Voorraadwaarde - Ontwikkeling van de voorraadhoogte

Met de KPI Voorraadwaarde monitoren we de ontwikkeling van de voorraad in de tijd. Daarmee maken van de waarde van de voorraad in de tijd zichtbaar. Door een aantal perioden zoals jaren naast elkaar te zetten in een grafiek, kunnen we een trend zien van een stijgende of dalende voorraadwaarde. Dan weten we ook hoeveel liquiditeit we in het werkkapitaal via de voorraad hebben gestoken.

We kunnen voor de voorraadwaarde doelen bepalen om mee te vergelijken. Die kunnen we bepalen aan de hand van zaken als te verwachten omzet, te verwachten kostprijs van de omzet, ontwikkeling van het assortiment, speciale acties om de voorraad te reduceren, omloopsnelheden van de voorraden.

De voorraad kan niet te laag zijn wil je ‘nee-verkopen’ vermijden. Maar ook niet te hoog om incourante voorraad te voorkomen. Daarom is strak monitoren van de voorraad een must. Een voorraadhoudend bedrijf meet altijd de waarde van de voorraad en maakt de ontwikkeling zichtbaar.

Of de indicator een plaats heeft op het MT-dashboard als KPI hangt er van af of er ook een KSF is vastgesteld op het vlak van voorraden. Dat kan als er sprake is van reductie van de voorraad. Is de voorraad in lijn met het doel dan zal normaliter de voorraadwaarde geen KPI zijn op het MT dashboard. Het komt wel voor bij de financiële afdeling.

KPI-register : KPI Voorraadwaarde

Om te weten of we dichter bij het doel komen of niet, moet iedere KPI een doel hebben en moet volstrekt duidelijk zijn hoe dat meetbaar is, anders is het geen KPI. Om de activiteiten te borgen, moeten alle gebruikte KPI’s als stuurinformatie worden vastgelegd in een KPI-register. Bij deze de belangrijkste elementen om rekening mee te houden.

  • Kritieke Succesfactor: bijvoorbeeld verlagen van het werkkapitaal
  • Bron: Financieel administratief systeem
  • Definitie: Het totaal van de geselecteerde grootboekrekeningen
  • Calculatie: stel goed vast wat zichtbaar te maken. Alleen gereed product, of ook voorraad grondstoffen, of ook inclusief het Onderhanden Werk?
  • Doelstelling KPI: Inzicht in de ontwikkeling van de voorraadwaarde
  • Type KPI : Financieel / Balans / Output
  • Verwachting Stakeholder: Is er actie nodig o.b.v. ontwikkeling van de voorraadwaarde
  • Actiehouder: Manager Logistiek of Manager Verkoop
  • Opmerking: deze KPI alleen zegt nog niets over de relatie tussen de ontwikkeling van de omzet en de hoogte van de voorraad

Wilt u zelf aan de slag met de KPI's in uw organisatie?

Het Kompasteam houdt regelmatig KPI-sessies met haar klanten. Daarin helpen we de KPI’s naast elkaar te leggen en te beoordelen op praktisch nut, conflicten, risico’s. ROI en uitvoerbaarheid.

Neem eens vrijblijvend  https://kompasteam.nl/over-het-kompasteam/contact/ op met een van de Kompanen, dan kunnen we u er alles over vertellen

Lees meer over onze oplossingen: https://kompasteam.nl/oplossingen/. We houden u en uw organisatie graag op koers.

Gratis e-Book

Het Kompasteam heeft een geweldig en nuttig e-Book geschreven, bomvol met tips.
Download nu dit gratis e-Book: 30 tips voor het sturen op Essentie

Gratis e-Book

Aanpak Kompasteam

Kompasteam steekt de handen uit de mouwen als een grootboek anders moet worden ingericht of een logistiek proces om te komen tot betere sturing

Aan de slag gaan met KPI's en dashboards betekent vooral de basis op orde brengen. Kompasteam kijkt daar eerst naar.

De klanten begrijpen dat verandering tijd kost. Kompasteam snapt dat haast averechts kan werken.

Klanten stellen de praktische en toegankelijke wijze van handelen op prijs.

Contact

Heeft u vragen/opmerkingen of wilt u een afspraak maken? Vul het contactformulier in en wij nemen z.s.m. contact met u op.



    Ik heb interesse in een demo of meer informatie over:



    NB: velden met een * zijn verplicht