KompasTip #8: Het werken met KPI’s betekent ook het nadenken over het stellen van doelen. Voor ieder type organisatie is dat van toepassing, ongeacht de omvang  of aard van de activiteiten.

Praktische tips bij toepassen Methode Kompas en dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards.

KPI

KompasTip #8: Een KPI zonder doel of norm is geen KPI

Een gevleugelde uitspraak is wel “een auto bestuur je door het kijken door de voorruit en niet door de achteruitkijkspiegels”. En toch is dit is iets wat we vaak doen. We kijken naar cijfers van voorgaande perioden om een idee te hebben of het nu goed gaat. We vergelijken resultaten met een jaar terug, terwijl nu de wereld al veranderd is.

Ga je aan de slag met het werken met Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) dan is dat met de bedoeling om de voortgang op de ontwikkeling van de strategische prioriteiten zichtbaar te maken. Daartoe zijn Kritieke Succesfactoren opgesteld die de focus van de organisatie voor de komende periode duiden. Die geven de actierichting aan.

Daarom moet iedere KPI voorzien worden van een doel of norm, anders is het geen KPI.

Zonder een doel hoort een KPI niet op een dashboard thuis. Immers, met de KSF was al de actierichting uitgedrukt, bijvoorbeeld ‘Verbeteren van de betrouwbaarheid van levering’, met de KPI geef je daar inhoud aan. De KPI moet dan ten eerste de mate van leverbetrouwbaarheid meten, maar ten tweede aanduiden of deze verbetert. Je zult dan bijvoorbeeld als baseline de mate van leverbetrouwbaarheid van het huidige jaar nemen, stel dat deze 89% percent is. Het doel voor het volgend jaar kan een score zijn van 92%. Dan is er sprake van een verbetering.

Omgekeerd is dat ook het geval. Geeft de KSF bijvoorbeeld aan ‘Verlagen van het aantal klachten’, dan moet de KPI tot uitdrukking brengen dat het doel voor de eerstvolgende meetperiode lager is dan de voorgaande periode. Heeft een KPI geen doel, dan is het niet duidelijk of er actie is gewenst of niet, als de KPI een bepaalde ontwikkeling laat zien. Het is lastig om de urgentie over te brengen. We kijken naar iets, waarvan we niet weten hoe ongerust of tevreden we moeten zijn met de getoonde ontwikkeling. Een meetbare doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Is er geen score van een voorgaande periode beschikbaar, doe dan zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.

 

Een KPI zonder doel is een BPI zonder directe actie

Natuurlijk kun je zaken in de organisatie zichtbaar maken met allerlei financiële en operationele indicatoren, uitstekend zelfs. Alleen wanneer er geen doel aan gekoppeld is, dan geven we er de voorkeur aan om een dergelijke indicator een BPI te noemen, een Business Performance Indicator. Dan is direct duidelijk dat je iets meet om de ontwikkeling zichtbaar te maken, maar dat er geen doel is aan gekoppeld.

Immers als er een doel is gekoppeld aan de indicator, dan mag ook verwacht worden dat er actie plaats vindt zodra er sprake is van een afwijking op het doel. Dat is juist een van de kenmerken van een KPI: aan iedere KPI is een KPI-eigenaar gekoppeld. Dat is bij een BPI niet of minder het geval.

doel

Aan de slag

Pas deze aanpak toe binnen de organisatie. Let wel op een goede mix van “het moet wel leuk blijven, we zijn vrijwilliger” en een zakelijke aanpak. Als iedereen echt voor het doel gaat, dan past geen vrijblijvende aanpak. Dat leidt niet tot succes.

Meer tips en informatie

 

  • Lees meer over dit boeiende onderwerp bij een van de andere Kompastips. Zie bijvoorbeeld KompasTip #9   https://kompasteam.nl/kompastip9-financiele-kpis-versus-operationele-kpis/
  • Vind u het werken met dashboards een boeiend onderwerp? Deel dit artikel in je eigen netwerk.
  • Deze Kompastip is onderdeel van de Navigatiecyclus, een gestructureerde aanpak om te komen tot grip op het resultaat. Lees verder waarom een dashboard relevant is binnen Methode Het Kompas https://kompasteam.nl/oplossingen/methode-het-kompas/
  • Is uw belangstelling gewekt hier iets mee te doen?  Uw aansturing kan beter? Wilt u de eigen organisatie meer actiegericht maken en strakker leren sturen op de uitvoering met KPI’s?
  • Neem dan contact op met ons om daar over te sparren. De eerste intake is vrijblijvend en oriënterend.

Heeft u een aanvulling op het artikel? We vernemen dat graag.

Eldert de Jager

Is Trusted Advisor, parttime CFO en implementeert als navigatiecoach de ‘Methode Kompas’ . Hij vertelt en schrijft graag over Navigeren op Essentie.

Eldert de Jager heeft diverse boeken gepubliceerd over Navigeren met KPI-dashboards en sturen op essentie. Wilt u weten welke boeken, ga dan naar https://fenmen.nl/boeken/

Doe de Zelftest Stuurinformatie

Wilt u weten hoe het in uw organisatie gesteld is met de beschikbaarheid en kwaliteit van uw stuurinformatie?
Doe dan de Zelftest stuurinformatie en ontvang het rapport met uw uitkomsten afgezet tegen de benchmark.

Doe de Zelftest

Aanpak Kompasteam

Kompasteam steekt de handen uit de mouwen als een grootboek anders moet worden ingericht of een logistiek proces om te komen tot betere sturing

Aan de slag gaan met KPI's en dashboards betekent vooral de basis op orde brengen. Kompasteam kijkt daar eerst naar.

De klanten begrijpen dat verandering tijd kost. Kompasteam snapt dat haast averechts kan werken.

Klanten stellen de praktische en toegankelijke wijze van handelen op prijs.

Contact

Heeft u vragen/opmerkingen of wilt u een afspraak maken? Vul het contactformulier in en wij zullen z.s.m. contact met u op nemen.