KompasTip #9: Het werken met KPI’s betekent ook het onderscheid maken in financiële KPI’s en operationele KPI’s. Dat is voor ieder type organisatie van toepassing, ongeacht de omvang  of aard van de activiteiten.

Praktische tips bij toepassen Methode Kompas en dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards.

KPI

KompasTip #9: Financiële KPI’s versus Operationele KPI’s

In de praktijk zien we vaak dat (financiële) KPI’s ten behoeve van het topmanagement zonder meer worden vertaald naar het lager management. Als een KPI niet is vertaald naar wat er in het proces moet worden geregeld, is een KPI niet of slechts gedeeltelijk beïnvloedbaar door de aangewezen verantwoordelijke. Bij het formuleren van kritieke succesfactoren is de Balanced Scorecard leidend. Door per perspectief KSF’s vast te stellen, krijg je als vanzelf per perspectief KPI’s die daarmee samenhangen. In plaats van enkel financiële KPI’s, krijg je ook procesgerichte KPI’s. Procesgerichte KPI’s hebben betrekking op de uitvoering van werkzaamheden of de keten van activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan de ontvangst van een order tot en met de levering ervan, of aan de inschrijving en opname van een patiënt in het ziekenhuis tot en met het het ontslag na herstel. Procesgerichte KPI’s zijn meer gericht op de toekomst en zorgen ervoor dat je beter kunt inschatten wat je moet doen om de KPI te verbeteren: oorzaak en gevolg zijn helder in beeld. Procesgerichte KPI’s koppel je vaak aan resultaatgerichte prestatie-indicatoren, zoals het verminderen van de doorlooptijden van de productiecyclus. Natuurlijk gevolg is dat je daarmee de voorraden en het kapitaalbeslag, gekoppeld aan een verhoging van de kasstromen, verlaagt.

Daarom is het zo relevant om onderscheid te maken tussen KPI’s die financieel van aard zijn of dat ze betrekking hebben op operationele activiteiten, het proces.

De financiële maatstaven hebben betrekking op de bekende financiële informatie en kengetallen. Voorbeelden zijn KPI’s als

  • omzet,
  • brutomarge,
  • resultaat voor belastingen of
  • rendement op investeringen (ROI).

Veelal worden financiële KPI’s uitgedrukt in euro’s.

Operationele KPI’s hebben betrekking op de efficiency en de effectiviteit van activiteiten en processen. Voorbeelden zijn KPI’s als

  • leverbetrouwbaarheid,
  • doorlooptijd van aanvraag offerte,
  • productiviteit van monteurs, of
  • telefonische bereikbaarheid van de helpdesk.

Bovendien zijn een aantal maatstaven bepalend voor de klantgerichtheid van het bedrijf en daarmee de waardering door klanten. Denk daarbij aan de score van

  • klanttevredenheid,
  • de retentie, of
  • het aantal ontvangen klachten.

KPI’s kunnen enkelvoudig of samengesteld van aard zijn. In geval van enkelvoudige KPI’s meet je veelal de aantallen of het bedrag in euro’s wordt gerapporteerd. Samengestelde KPI’s bestaan in de formule uit een teller en een noemer. Daar is een rekenregel voor nodig. Hou daar rekening mee bij het ontwerpen van het dashboard en het verwerken van data.

Procesgerichte KPI’s verhogen de motivatie van medewerkers.

 

Procesgerichte KPI’s verhogen de motivatie van medewerkers omdat de aandacht niet ligt op verantwoording afleggen, maar op verbeteringen inbrengen op zaken die medewerkers kunnen beïnvloeden. Geef medewerkers daarom beïnvloedingsmacht en zorg ervoor dat ze gemotiveerd blijven door hun eigen doelen en ambities te koppelen aan die van de organisatie.

Aan de slag

Pas deze aanpak toe binnen de organisatie. Let wel op een goede mix van KPI’s. Koppel er motiverende doelen aan.

Meer tips en informatie

 

  • Lees meer over dit boeiende onderwerp bij een van de andere Kompastips. Zie bijvoorbeeld KompasTip #9  https://kompasteam.nl/kompastip10-kpis-voor-meten-van-de-vitaliteit-van-de-organisatie/
  • Vind u het werken met dashboards een boeiend onderwerp? Deel dit artikel in je eigen netwerk.
  • Deze Kompastip is onderdeel van de Navigatiecyclus, een gestructureerde aanpak om te komen tot grip op het resultaat. Lees verder waarom een dashboard relevant is binnen Methode Het Kompas https://kompasteam.nl/oplossingen/methode-het-kompas/
  • Is uw belangstelling gewekt hier iets mee te doen?  Uw aansturing kan beter? Wilt u de eigen organisatie meer actiegericht maken en strakker leren sturen op de uitvoering met KPI’s?
  • Neem dan contact met ons op voor een oriënterend gesprek.

Heeft u een aanvulling op het artikel? We vernemen dat graag.

Eldert de Jager

Is Trusted Advisor, parttime CFO en implementeert als navigatiecoach de ‘Methode Kompas’ . Hij vertelt en schrijft graag over Navigeren op Essentie.

Eldert de Jager heeft diverse boeken gepubliceerd over Navigeren met KPI-dashboards en sturen op essentie. Wilt u weten welke boeken, ga dan naar https://fenmen.nl/boeken/

Doe de Zelftest Stuurinformatie

Wilt u weten hoe het in uw organisatie gesteld is met de beschikbaarheid en kwaliteit van uw stuurinformatie?
Doe dan de Zelftest stuurinformatie en ontvang het rapport met uw uitkomsten afgezet tegen de benchmark.

Doe de Zelftest

Aanpak Kompasteam

Kompasteam steekt de handen uit de mouwen als een grootboek anders moet worden ingericht of een logistiek proces om te komen tot betere sturing

Aan de slag gaan met KPI's en dashboards betekent vooral de basis op orde brengen. Kompasteam kijkt daar eerst naar.

De klanten begrijpen dat verandering tijd kost. Kompasteam snapt dat haast averechts kan werken.

Klanten stellen de praktische en toegankelijke wijze van handelen op prijs.

Contact

Heeft u vragen/opmerkingen of wilt u een afspraak maken? Vul het contactformulier in en wij zullen z.s.m. contact met u op nemen.