Meten is weten

Het is zo’n gevleugeld begrip: “Meten is weten”.

Wie kent niet het probleem dat u een beslissing moet nemen en onvoldoende harde informatie hebt.
U kunt uiteraard op het gevoel een keuze maken maar vaak wilt u als ondernemer, manager of bestuurder toch iets meer onderbouwing. Al was het maar om uw beslissing te kunnen verdedigen.
Maar wat nu als u wel veel data heeft maar daar niet de informatie uit kunt halen die u nodig heeft?

Ad hoc informatie

In veel organisaties wordt veel tijd besteed aan rapportages, sales reports, management information reports, market reports, production reports, profit and loss reports. Heel veel stukken informatie die los van elkaar staan en een deel van de werkelijkheid vertegenwoordigen. Allemaal laten ze zien wat er gebeurd is,maar ze kijken allemaal achteruit. En allemaal zijn ze van tevoren gedefinieerd, met maar weinig ruimte om te zoeken, om ad hoc vragen te kunnen beantwoorden of om informatie uit verschillende bronnen met elkaar te kunnen koppelen en combineren. Wat nou als u dat toch wilt, u wilt data kunnen filteren, groeperen, combineren en hele nieuwe antwoorden vinden op de vragen van vandaag. U wilt ad hoc informatie.

De IT afdeling is niet uw vriend

Stel, u heeft een “vage” vraag, u weet eigenlijk nog niet zo goed wat u wilt weten. Kom daar maar eens mee aan. En waar legt u die vraag neer? Vaak is de IT afdeling verantwoordelijk voor de systemen en alles wat daaruit tevoorschijn komt. Als gebruiker mag u er van alles instoppen. De IT-afdeling zorgt voor de rapportagetools en de voorgekookte rapporten. En als u meer wilt of iets gewijzigd wilt hebben mag u achteraan de wachtrij aansluiten. Ik heb het zelf weleens meegemaakt dat ik een report uit SAP wilde laten “bouwen”, en dat ik in juli fijntjes te horen kreeg dat de ABAP-ers daar pas in februari tijd voor zouden hebben. Dit soort vraagstukken hoort dus niet bij een IT afdeling thuis.

Kan ik het niet zelf?

Tegenwoordig wordt er op steeds meer gebieden “zelfbediening” geïntroduceerd. We hebben niemand meer nodig om een reis te boeken, een boek, CD of paar schoenen te kopen. Dat kunnen we allemaal zelf met tablet of muis en toetsenbord. Kunnen we dat met onze datavoorziening niet ook zelf?
De uitdaging zit erin dat data niet hetzelfde is als informatie. Wat nodig is om van data informatie te maken is een context, structuur en betekenis. En om er goed mee te kunnen werken heeft u het juiste gereedschap nodig. Denk maar eens aan een lange lijst met allemaal tekst en getallen. Dat zegt u helemaal niets totdat u weet dat u naar een telefoonboek kijkt. Dat is de context.
Heeft u daar genoeg aan? Nee, u moet ook weten wat elk veld precies is, de naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer. Dat bij elkaar geeft u de structuur en de betekenis.
En dan het juiste gereedschap, als u een telefoonnummer weet en wilt de naam erbij zoeken dan heeft u aan zo’n ouderwets papieren telefoonboek niet zoveel. Dan heeft u meer aan een elektronisch document om in te kunnen zoeken of uw data te sorteren.
Kortom, vaak hebben we een enorme hoeveelheid data, geen idee van structuur of betekenis en niet de juiste tools om van uw data bruikbare informatie te maken.

Kan dat niet makkelijker?

Voor eenmalige vraagstukken is het misschien niet zo zinvol, maar als u regelmatig ad hoc vragen wilt beantwoorden of wilt zoeken naar nieuwe informatie is het belangrijk dat u dat op een goede manier doet en in de volgende stappen:

  1. Wat wilt u (ongeveer) weten?
    Wat zijn uw KPI’s
  2. Waar haalt u de data vandaan?
    Wat zijn de bronnen/bronsystemen?
  3. Wat is de betekenis van elk stukje data?
    De structuur en de betekenis van elk dataveld
  4. Hoe combineert u die data?
    Zijn er “verbindende” velden, eventueel met een vertaaltabel ertussen.
  5. Hoe wilt u die data tonen/visualiseren?
    Lijstjes, staafgrafiekjes, lijntjes, pie-charts…

De keuze van de juiste tool is hierbij wel van belang. Met moderne hulpmiddelen als Power BI is het ophalen, transformeren, laden en visualiseren van data in één tool op te lossen. Maar zelfs met Excel kunt u heel ver komen als u de bovenstaande stappen maar goed doorloopt.

Ter afsluiting

Data is nog geen informatie, context en betekenis toveren het om tot informatie. De gekozen tool is minder belangrijk, vaak kan met Excel al een heleboel worden bereikt. En wilt u meer snelheid, gebruikersgemak en flexibiliteit dan zijn er allerlei moderne tools zoals Power BI die u daarbij kunnen helpen.