Is uw bedrijf geraakt door de crisis? Zijn veranderingen noodzakelijk en onafwendbaar? Waar te beginnen, wat te doen zonder dat de samenhang uit elkaar valt?

 

Reorganiseren, waar beginnen we?

Veel bedrijven voelen de impact van de coronacrisis. Is het niet door teruglopende bezoekersaantallen en omzetten, dan is het wel door ziekteverzuim en extra (kostbare) maatregelen. We hopen allemaal dat we over een tijd weer normaal ons werk kunnen doen, maar hoe zorgen we er nu voor dat we het tot die tijd overleven?

Om te weten waar we maatregelen kunnen nemen en waar vooral niet zullen we de samenhang van de diverse elementen van ons bedrijf moeten snappen. Zomaar ergens bezuinigen kan onverwachte en onprettige effecten veroorzaken op andere plekken. Het eerste dat we moeten weten is uit welke onderdelen een organisatie is opgebouwd. Waar moeten we allemaal op letten?

Het Kompasteam roept telkens dat met de juiste informatie bijsturen een stuk makkelijker wordt. Maar welke informatie is nu de juiste? Een van de speerpunten van het Kompasteam is de zogeheten Navigatiescan die ik enkele jaren geleden ontwikkeld heb. Daarmee maken we een snapshot van alle elementen in uw organisatie. Met de uitkomsten daarvan wordt het veel eenvoudiger om te focussen op de pijnpunten en zwakke plekken. Ik laat u zien waar zo’n Navigatiescan uit bestaat en wat u zelf kunt doen om de juiste informatie te vinden.

Onderdelen van de Navigatiescan

Voor inzicht n de samenhang van een organisatie hanteren we het ESH model. Dat bestaat uit zes onderdelen:

  1. Structuur
  2. Strategie
  3. Systemen (en processen)
  4. Managementstijl
  5. Personeel
  6. Cultuur

We maken een SWOT analyse en een confrontatie met de omgevingsfactoren.
Daarnaast kijken we vaak nog naar de product/markt-positionering.
Dat zijn een heleboel zaken die allemaal van invloed zijn op elkaar. Dus laten we beginnen bij het begin.

Structuur

De structuur is hoe uw organisatie is ingedeeld. Welke Business Units en afdelingen zijn er. Hoeveel mensen (FTE) werken er en waar. Door de structuur goed in beeld te brengen, bijvoorbeeld door middel van een organogram kunnen we al een beetje gevoel krijgen waar er eventueel aanpassingen mogelijk zijn.

Hoe ziet uw organisatie eruit?

Strategie

Een formele strategie ontbreekt in heel veel organisaties. Eigenlijk zijn we met zijn allen heel druk met de dagelijkse dingetjes. Brandjes blussen en zo. Maar een goed geformuleerde strategie die ook nog in lijn is met de missie en de visie van het bedrijf komen we maar zelden tegen.

Wat zijn uw missie, visie en strategie?

Systemen en processen

Hier kijken we naar alle processen binnen het bedrijf. Daarvoor kunnen we het Waardemodel van Porter gebruiken. En als we die processen en hun onderlinge samenhang in kaart brengen komen de daarbij gebruikte systemen vanzelf tevoorschijn.

Welke processen en systemen kunnen we in uw organisatie tegenkomen?

Managementstijl

De managementstijl is de manier waarop het management leiding geeft. Vaak heeft een DGA, CEO of afdelingsleider een bepaalde manier van communiceren en sturen. Wat niet iedereen zich realiseert is dat de managementstijl direct en hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor de cultuur op de werkvloer. De sfeer die daar heerst is een afspiegeling van de stijl van leidinggeven van de manager,

Om die managementstijl in kaart te brengen gebruiken we het managerial grid van Blake en Mouton. Daarbij kijken we enerzijds naar de zorg voor relaties (klanten en medewerkers) en anderzijds naar de zorg voor resultaten (omzet en winst). We hebben een test ontwikkeld waarmee leidinggevenden zichzelf in dat grid kunnen plaatsen. Zoals u hiernaast kunt zien is de DGA behoorlijk resultaatgericht maar niet zo bezig met de zorg voor relaties. Denkt u dat hij op nog wat goodwill kan rekenen van klanten, leveranciers of medewerkers?

Waar zou u zichzelf plaatsen in het managerial grid van Blake en Mouton?

Personeel

Wat is de leeftijdsopbouw, hoe hoog is het ziekteverzuim, hoe staat het met de belasting en de betrokkenheid e.d.

Twee zaken die met elkaar samenhangen zijn de belasting die medewerkers ervaren en de betrokkenheid die ze voelen bij “hun” bedrijf. Door medewerkers (van diverse afdelingen) zichzelf te laten positioneren in dat overzicht wordt in één oogopslag duidelijk of mensen zich in de gevarenzone (1 en 2) bevinden of dat er nog ruimte over is (3?, 5).

Stel je eens voor dat je maatregelen neemt op een afdeling, bijvoorbeeld 1 of 2 waar de belasting en betrokkenheid al in het rood staan. Dan zal het ziekteverzuim ineens gaan pieken.

Hoe staat het met de betrokkenheid en belasting van uw medewerkers?

Cultuur

Zoals eerder genoemd is de cultuur vaak een afspiegeling van de gangbare managementstijl binnen de organisatie. Door middel van een test laten we managers inschatten naar welke kanten deze volgens henzelf neigen. En we laten hen ook zien wat ze zelf als de gewenste cultuur ervaren. Vaak zitten daar nog behoorlijke discrepanties tussen.

Waar focust u op en waar zou u liever op willen focussen?

SWOT analyse

Iedereen weet wat een SWOT-analyse is. (Strong – Weak / Opportunities – Threats) Maak een overzicht van de sterke en zwakke kanten van de organisatie, de afdeling of de business unit, Kijk daarmee hoe die sterke en zwakke punten ervoor zorgen dat u kansen kunt grijpen of juist moet laten glippen. En kijk hoe de sterke en zwakke punten ervoor zorgen dat u risico’s wel of niet het hoofd kunt bieden. Het werkt vaak verhelderend om de SWOT analyse een tijdje te laten bezingen, weer op te halen en telkens iets toe te voegen.

Wat zijn de sterke en zwakke punten in uw organisatie? En welke kansen en bedreigingen ziet u?

Confrontatie omgevingsfactoren

De coronacrisis zag niemand aankomen. Dat was wat we in risk management een “Black Swan” noemen. Maar vaak kunnen we wel allerlei andere risico’s (en kansen) van te voren bepalen en maatregelen nemen om de risico’s tegen te gaan of de kansen te benutten. Voor een verdere focus op de kansen en risico’s (onzekerheden) voor het bedrijf en de doelstellingen (strategie) die u zich heeft gesteld is een zogenaamde “confrontatie” met de omgevingsfactoren een nuttige exercitie. De omgevingsfactoren worden vaak in een aantal categorieën ingedeeld. Wij gebruiken hiervoor het acroniem DESTEP. Wat zijn de kansen en risico’s met betrekking tot:

  • Demografische factoren (vergrijzing, leegloop van het platteland)
  • Ecologische factoren (global warming, vervuiling)
  • Sociaal economische factoren (motivatie, bewustwording)
  • Technologisch factoren (nieuwe technieken en systemen)
  • Economische factoren (krimp of groei, meer concurrentie)
  • Politieke factoren (nieuwe wetgeving, fiscale wijzigingen)

Bepaal per categorie wat voor uw bedrijf en voor uw doelstellingen de kansen en bedreigingen zijn.

Wat zijn die voor u?

Product/markt-positionering

Waar focust u op met uw bedrijf? Bent u bezig om uw klant te bedienen in alles wat hij maar wil? Loopt u voorop in de technologische ontwikkelingen, of probeer u de efficiency van uw bedrijfsprocessen telkens een beetje verder te verbeteren? Veel bedrijven hebben zelf geen goed idee in hoeverre deze drie richtingen voor henzelf van toepassing zijn. Uw klanten weten dat vaak veel beter te verwoorden.

Waar bevindt uw bedrijf zich met uw producten/diensten? En waar wilt u naartoe?

Kortom

Overzicht en inzicht zijn de twee sleutels tot succes bij het bepalen van de juiste aanpak. Of het nu is om efficiënter te gaan werken, af te slanken of een effectieve(re) marktstrategie te bepalen. Het eerste dat u kunt doen is overzicht en inzicht vergaren in uw eigen bedrijf. Gebruik de hiervoor genoemde onderdelen en naast meer begrip over waarom uw bedrijf functioneert zoals het doet, zult u zonder twijfel ook kansen voor verbetering ontdekken.

Bij het uitvoeren van een Navigatiescan vraagt een Kompasteam consultant u en uw mensen normaliter de oren van het hoofd om de juiste informatie tevoorschijn te halen. U kunt dat zelf ook. Als u de genoemde onderdelen zelf in praktijk brengt zult u merken dat u nog veel meer inzicht krijgt in hoe uw bedrijf in elkaar steekt. En schroom ook niet om klanten, leveranciers of medewerkers om hulp te vragen. Ze hebben vaak meer afstand tot uw problematiek dan uzelf en kunnen u laten zien waar u zelf “bedrijfsblind” voor bent.

Ik hoop dat dit alles u op weg helpt bij het overwinnen van de corona-uitdagingen en mocht u hulp willen dan weet u ons wel te vinden.

Veel succes,

Gerard Kuijpers

Gratis e-Book

Het Kompasteam heeft een geweldig en nuttig e-Book geschreven, bomvol met tips.
Download nu dit gratis e-Book: 30 tips voor het sturen op Essentie

Gratis e-Book

Aanpak Kompasteam

Kompasteam steekt de handen uit de mouwen als een grootboek anders moet worden ingericht of een logistiek proces om te komen tot betere sturing

Aan de slag gaan met KPI's en dashboards betekent vooral de basis op orde brengen. Kompasteam kijkt daar eerst naar.

De klanten begrijpen dat verandering tijd kost. Kompasteam snapt dat haast averechts kan werken.

Klanten stellen de praktische en toegankelijke wijze van handelen op prijs.

Contact

Heeft u vragen/opmerkingen of wilt u een afspraak maken? Vul het contactformulier in en wij nemen z.s.m. contact met u op.



    Ik heb interesse in een demo of meer informatie over:



    NB: velden met een * zijn verplicht